- Ustawa
- Prawo pracy
- 26.03.2025
Cyfrowa komunikacja z pracownikiem zamiast papierologii
Źródło propozycji: sprawdzamy.com
Opis
Przepisy prawa pracy wciąż wymagają papierowej komunikacji w wielu sprawach kadrowych. Proponujemy umożliwić pełną komunikację elektroniczną, co uprości prowadzenie spraw kadrowych i zlikwiduje zbędną biurokrację.
Jak jest teraz?
Obecnie większość wniosków pracowniczych oraz formalnych zawiadomień pracodawców (np. wnioski o urlop, zmianę rozkładu czasu pracy, zgodę na potrącenia) musi być składana w formie pisemnej, co jest niepraktyczne i generuje zbędną biurokrację. W praktyce wiele dokumentów i tak najpierw przesyłanych jest elektronicznie (np. przez e-mail lub systemy kadrowe), a później wymaga dodatkowego potwierdzenia w formie papierowej. Jedynie pracownicy zdalni mają przewidziane pewne ułatwienia w zakresie komunikacji elektronicznej.
Dlaczego trzeba to zmienić?
Wymóg formy pisemnej powoduje nadmierne obciążenie administracyjne dla pracowników i pracodawców, wymuszając dodatkową, zbędną dokumentację. W erze cyfryzacji przedsiębiorstw i administracji publicznej brak jednolitej możliwości stosowania formy elektronicznej jest nieuzasadnioną barierą. Wprowadzenie formy dokumentowej pozwoli na usprawnienie procesów kadrowych, zmniejszenie kosztów i eliminację nieefektywnej papierowej biurokracji.
Przykład
Pracownik składa wniosek o zmianę godzin pracy przez system kadrowy, ale mimo akceptacji przez przełożonego i dział HR musi dostarczyć dodatkowy, wydrukowany dokument z odręcznym podpisem. W przypadku braku wersji papierowej po czasie okazuje się, że zmiana godzin pracy nie została formalnie zatwierdzona, co prowadzi do niepotrzebnych komplikacji.
Jakie będą korzyści?
- Uproszczenie procedur kadrowych i zmniejszenie obciążeń administracyjnych.
- Skrócenie czasu przetwarzania wniosków i eliminacja zbędnych wydruków dokumentów.
- Możliwość skutecznego stosowania systemów elektronicznych bez konieczności późniejszego potwierdzania w formie papierowej.
- Zmniejszenie kosztów dla pracodawców i pracowników związanych z papierową dokumentacją.
Podsumowanie
Obowiązujące przepisy dotyczące komunikacji pracowniczej są nieprzystające do realiów cyfrowych i powodują niepotrzebne obciążenia administracyjne. Umożliwienie stosowania formy elektronicznej jako standardowej formy dokumentowej usprawni procesy kadrowe, zwiększy efektywność pracy i ograniczy zbędną biurokrację.
Akty prawne wymagające zmiany
- Kodeks pracy
- Ustawa o związkach zawodowych
Komentarze związków zawodowych
W ostatnich latach znacząco zmieniły się przepisy w zakresie wymogu stosowania formy pisemnej w sprawach z zakresu prawa pracy, w tym wprowadzono możliwość zmiany formy dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną. Postępująca cyfryzacja oraz rozwój technologii sprawiają, że nowoczesna komunikacja staje się nieodłącznym elementem funkcjonowania rynku pracy. Podkreślamy, że e-komunikacja w relacjach pracowniczych powinna być stosowana z pełną ostrożnością, szczególnie w kontekście takich kwestii jak wypowiedzenie umowy o pracę. Istnieje przestrzeń do dalszej dyskusji na temat stosowania e-komunikacji w relacjach pracodawca-pracownik, jednak należy pamiętać, że nie wszystkie obszary życia zawodowego powinny zostać objęte tą formą komunikacji. W szczególności, w obszarze wyżej wymienionego wypowiadania oraz rozwiązywania umowy o pracę, OPZZ stoi na stanowisku, że należy utrzymać tradycyjną formę pisemną. Ważnym zagadnieniem pozostaje również zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej, aby uniknąć problemów dowodowych w przypadku sporu. (N.Kusiak)
Zgoda. Proces elektronizacji spraw kadrowych w firmach należy jednak odpowiednio przygotować i przewidzieć odpowiednie vacatio legis pozwalające przygotować się do takiej formy załatwiania spraw pracownikom i przedsiębiorcom. (A.Jagodzińska)