Cyfrowy dostęp do umów i statutów spółek dzięki otwartemu API dla KRS

Projekt ma na celu usprawnianie procesów weryfikacji firm poprzez stworzenie otwartego API dla Krajowego Rejestru Sądowego oraz rozszerzenie funkcjonalności obecnej wyszukiwarki KRS. Zmiany te mają umożliwiać pobieranie kluczowych dokumentów rejestrowych, takich jak umowy spółek czy statuty, w formie elektronicznej. Ma to na celu eliminowanie obiegu papierowych dokumentów, co będzie prowadzić do automatyzacji procesów, zwiększania bezpieczeństwa obrotu gospodarczego i obniżania kosztów dla przedsiębiorców.

Obecnie dokumenty rejestrowe i akty założycielskie podmiotów zarejestrowanych w KRS są dostępne głównie w formie papierowej, co powoduje wysokie koszty archiwizacji, powolny dostęp i naraża na ryzyko utraty danych. Podmioty takie jak banki czy firmy ubezpieczeniowe muszą pozyskiwać te dokumenty ręcznie, co wymaga czasu i generuje błędy, zwłaszcza gdy dokumenty są rozproszone w różnych oddziałach lub u różnych urzędników. Nie ma jednego, zintegrowanego źródła elektronicznego, które pozwalałoby na szybkie pobranie pełnej kopii dokumentów w formacie cyfrowym. Wysyłanie kopii papierowych jest kosztowne, czasochłonne i wiąże się z koniecznością ich archiwizacji. Od kilku lat uczestniczymy w cyfrowej transformacji usług publicznych, ale dostęp do pełnych aktów założycielskich, mimo dostępności rejestru, jest nadal ograniczony do wersji papierowych. To ograniczenie utrudnia szybkie i wiarygodne weryfikowanie danych przez instytucje finansowe, co w obecnych czasach jest coraz bardziej nieefektywne i kosztowne.

Z powodu rosnącej digitalizacji gospodarki i administracji publicznej konieczne jest zintegrowanie i automatyzacja procesu dostępu do pełnych dokumentów rejestrowych KRS. Obecne rozwiązania generują wysokie koszty archiwizacji, opóźnienia w procesach potwierdzania danych oraz zwiększone ryzyko błędów i fałszerstw. Przykłady z innych krajów europejskich, takich jak Niemcy czy Wielka Brytania, pokazują, że cyfrowy dostęp do dokumentów rejestrowych znacząco poprawia efektywność i bezpieczeństwo procesów gospodarczych. Statystyki wskazują, że czas pozyskania pełnych aktów założycielskich może być nawet 3–4 razy krótszy, jeśli dane dostępne są elektronicznie w czasie rzeczywistym. Brak automatycznego i bezpiecznego dostępu do pełnych dokumentów ogranicza konkurencyjność polskich firm i może stanowić barierę dla rozwoju innowacji. Ponadto, rosnące wymagania dotyczące ochrony środowiska i ograniczenia zużycia papieru stawiają przed administracją konieczność digitalizacji procesów wcześniej obsługiwanych ręcznie.

Obecnie, gdy firma chce uzyskać pełny odpis założycielski spółki z KRS, musi złożyć zapytanie do urzędu w formie papierowej, co wiąże się z koniecznością oczekiwania na przesyłkę i osobistego odbioru dokumentu. Dla małych przedsiębiorców oznacza to straty czasowe i kosztowe, bo muszą opłacić kuriera lub pocztę. W przypadku dużej firmy, każda taka operacja generuje setki złotych kosztów i wiele godzin pracy, które można by zaoszczędzić, gdyby dostęp był elektroniczny. Niektóre firmy, próbując przyspieszyć proces, korzystają z usług firm zewnętrznych, które skanują i udostępniają dokumenty, ale to rozwiązanie jest drogie i niepewne pod względem bezpieczeństwa danych. Podczas kontroli, inspektorzy muszą osobiście jechać do archiwum, co jest czasochłonne i kosztowne, a dostęp do pełnych aktów jest nadal ograniczony i nie ma gwarancji ich aktualności.

Zmiana polega na udostępnieniu dokumentów rejestrowych KRS w formie cyfrowej poprzez API oraz w postaci PDF. To rozwiązanie zwiększy automatyzację i wiarygodność procesów identyfikacji podmiotów gospodarczych, ograniczając konieczność obsługi papierowej i redukując koszty archiwizacji. Elektroniczny dostęp przyczyni się do przyspieszenia procesów weryfikacji i rozwoju gospodarki. Ułatwi także instytucjom finansowym i urzędom szybki wgląd do aktualnych dokumentów bez konieczności wizyt administracyjnych. Projekt zwiększy przejrzystość i wiarygodność danych, a także obniży zużycie papieru, wspierając działania ekologiczne. Realizacja tego projektu pozwoli na zbudowanie nowoczesnego, cyfrowego ekosystemu rejestrowego, który będzie sprzyjał rozwojowi innowacji i konkurencyjności. Zmiana jest niskokosztowa i szybka w implementacji dzięki istniejącym rozwiązaniom API. Ostatecznym celem jest poprawa jakości usług publicznych, zwiększenie bezpieczeństwa danych i promowanie zrównoważonego rozwoju poprzez digitalizację i automatyzację dostępu do dokumentów.