Elektroniczne dokumenty pracownicze – wygoda i bezpieczeństwo dla firm i pracowników

Proponujemy, by dokumenty pracownicze w wersji elektronicznej miały taką samą wartość prawną jak dokumenty papierowe. Dzięki tej zmianie firmy zyskają większą wygodę, oszczędzą czas oraz ograniczą koszty administracyjne. To także większe bezpieczeństwo danych osobowych pracowników oraz łatwiejszy dostęp do dokumentów dla pracowników i pracodawców.

Nomenklatura stosowana w Kodeksie pracy przez ustawodawcę w zakresie formy czynności prawnych jest niejednolita i nastręcza szeregu wątpliwości interpretacyjnych adresatom norm prawnych („forma pisemna”, „forma papierowa”). Brak elastyczności w wyborze między formą papierową a formą elektroniczną, lepiej dostosowaną do współczesnych warunków i możliwości technologicznych.

Obecna nomenklatura stwarza zagrożenia dla niezachowania właściwej formy czynności prawnej. Ponadto nie uwzględnia potrzeb dostosowania systemu prawa do rozwijającej się technologii.

Pracownik, który pracuje mobilnie czy zdalnie, a siedziba firmy znajduje się w dalekiej odległości od niego, nie ma możliwości w niektórych sytuacjach wyboru formy elektronicznej. Jest zobowiązany do dostarczenia dokumentu w wersji papierowej, co zajmuje więcej czasu, jest nieefektywne i powoduje dodatkowe, niepotrzebne koszty.

Proponujemy więc, w zakresie form wniosków, zgód i oświadczeń składanych przez pracownika, aby posłużyć się pojęciem „formy dokumentowej” jednolitej dla całego Kodeksu pracy. W naszej ocenie forma dokumentowa w obecnych realiach spełnia przesłankę zapewnienia bezpieczeństwa obrotu prawnego oraz realizuje funkcję ochronną prawa pracy, gdyż jej stosowanie w życiu codziennym ma charakter powszechny oraz gwarantuje odpowiedni poziom uwierzytelnienia stron czynności prawnej i utrwalenia treści tej czynności. Ponadto cele tej regulacji prawnej z perspektywy wykładni funkcjonalnej będą odpowiadały konsekwencjom społecznym i ekonomicznym, do jakich może ona doprowadzić. W obecnych czasach konieczne jest umożliwienie szerszego wykorzystywania formy elektronicznej, która wpływa na efektywność i ułatwia zarządzanie dokumentacją.