Elektroniczne umowy o pracę – wygoda i bezpieczeństwo dla pracowników

Umożliwienie pełnej digitalizacji procesu zawierania umów o pracę oraz ich aneksowania, co zwiększy elastyczność i bezpieczeństwo dla pracowników i pracodawców. Obecne przepisy wymagają formy pisemnej dla większości umów, co generuje zbędne koszty oraz ogranicza możliwości zawierania umów w przypadku pracy zdalnej. Wdrożenie elektronicznych umów pozwoli na ich szybkie zawieranie na odległość, ograniczy biurokrację i dostosuje rynek pracy do nowoczesnych standardów cyfrowych jak przy innych umowach.

Zgodnie z obecnym brzmieniem art. 29 § 2 Kodeksu pracy, umowa o pracę musi zostać zawarta na piśmie. W przypadku niezachowania tej formy, przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca musi potwierdzić warunki umowy na piśmie. Oznacza to, że nie ma możliwości zawarcia umowy przy użyciu podpisu osobistego lub zaufanego lub w formie dokumentowej. Podobnie art. 29 § 3 oraz § 32 nakłada obowiązek pisemnego informowania pracownika o warunkach zatrudnienia oraz o wszelkich zmianach w tym zakresie, co oznacza brak możliwości przekazywania tych informacji w formie elektronicznej (tj. przy użyciu podpisu osobistego lub zaufanego lub w formie dokumentowej). Brak możliwości zawarcia umowy o pracę w postaci elektronicznej oznacza, że forma dokumentowa (np. mail) lub przy użyciu podpisu osobistego lub zaufanego nie jest dopuszczalna. Choć w teorii istnieje możliwość stosowania formy elektronicznej w rozumieniu art. 781 § 1 k.c. – tj. przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, w praktyce nie jest ona stosowana z uwagi na niewielkie wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego wśród pracowników. W konsekwencji praktykowane są wyłacznie papierowe formy dokumentacji. Zgodnie z art. 1013 Kodeksu pracy, umowy o zakazie konkurencji, zarówno w trakcie trwania stosunku pracy (art. 1011 § 1), jak i po jego zakończeniu (art. 1012 § 1), muszą zostać zawarte w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Brak możliwości zawarcia umowy o zakazie konkurencji w formie elektronicznej (np. mailowej lub przy użyciu podpisu osobistego lub zaufanego pracownika) oznacza, że pracodawcy i pracownicy muszą stosować tradycyjne metody podpisywania umów o zakazie konkurencji.

Brak możliwości zawierania umów o pracę oraz przekazywania informacji o warunkach zatrudnienia oraz umowy o zakazie konkurencji w formie elektronicznej (np. mailowo lub przy użyciu podpisu osobistego lub zaufanego pracownika) powoduje utrudnienia ze strony zarówno pracownika jak i pracodawcy. Nierzadko wpływa na wydłużenie procesu rekrutacji, opóźnienia w zatrudnieniu pracownika oraz generuje dodatkowe koszty i czas wymagany po obu stronach, co jest niekorzystne zwłaszcza przy procesach rekrutacji na stanowiska związane z telepracą i pracą hybrydową, zwłaszcza w przypadku kiedy pracownik zamieszkuje w mieście poza lokalizacją pracodawcy. Obecny stan prawny nie odzwierciedla dynamicznych zmian zachodzących na rynku pracy, w tym popularyzacji i rozwoju telepracy oraz pracy hybrydowej, oraz cyfryzacji procesów zarządzania zasobami ludzkimi.

W związku z dynamicznym rozwojem na rynku międzynarodowym firma działająca w sektorze opartym na pracy hybrydowej w trybie pilnym potrzebuje zatrudnić pracownika, który będzie pracował w trybie zdalnym z miejscowości oddalonej od siedziby firmy. Konieczność podpisania umowy o pracę w formie papierowej wydłuży w sposób znaczący zatrudnienie pracownika oraz zwiększy koszty administracyjne. W efekcie moment rozpoczęcia współpracy znacząco się opóźni.

Dopuszczenie elektronicznych umów o pracę zwiększy elastyczność zatrudnienia, obniży koszty i uprości procesy rekrutacyjne. Jest to szybka i bezkosztowa zmiana, która usprawni zarządzanie kadrami i dostosuje Kodeks pracy do realiów cyfrowej gospodarki.