Elektroniczne wezwania do firm w sprawie PPK zamiast papierowych listów

Projekt zakłada zmianę przepisów ustawy o Pracowniczych Planach Kapitałowych, aby umożliwić Polskiemu Funduszowi Rozwoju wysyłanie wezwań do pracodawców, którzy nie zawarli umowy o zarządzanie PPK, w formie elektronicznej (np. przez portal ZUS). Zastąpienie obecnej formy pisemnej (papierowej) ma na celu usprawnianie i przyspieszanie komunikacji oraz obniżanie kosztów administracyjnych.

Obecnie wezwania do zawarcia umowy o zarządzanie PPK są wysyłane tradycyjnymi metodami, takimi jak list polecony lub dwukrotne próby osobistego doręczenia, co generuje wysokie koszty i wydłuża czas realizacji. Proces ten jest obarczony ryzykiem opóźnień, zagubienia lub niewłaściwego doręczenia, co może prowadzić do naruszeń terminów i obowiązków prawnych. Informacje o podmiotach zatrudniających są gromadzone od ZUS, co często powoduje łańcuch biurokratyczny i utrudnia szybkie działanie. Obecnie nie ma możliwości automatycznego i bezpiecznego wysyłania wezwań elektronicznych, co ogranicza efektywność nadzoru nad realizacją obowiązku przekazywania umów. Konieczność ręcznych działań powoduje opóźnienia i zwiększa ryzyko błędów. System opiera się na papierowych dokumentach, które muszą być ręcznie obsługiwane i archiwizowane. To wszystko skutkuje wyższymi kosztami, dłuższym czasem realizacji i mniejszą transparentnością procesu.

Wysyłka wezwań w formie elektronicznej, przy wykorzystaniu nowoczesnej infrastruktury ZUS, znacząco zwiększa efektywność działania administracji. Aktualne rozwiązania opierają się na kosztownych i czasochłonnych metodach tradycyjnych, co generuje opóźnienia i ryzyko błędów. Z zaawansowanych praktyk w innych krajach wynika, że cyfrowe doręczenia poprawiają terminowość i bezpieczeństwo komunikacji. Umożliwienie automatycznego, elektronicznego przesyłania wezwań zminimalizuje ryzyko zagubienia i usprawni nadzór nad realizacją obowiązków ustawowych. Przykładowo, w krajach skandynawskich cyfrowa komunikacja z instytucjami publicznymi funkcjonuje od lat, przyspieszając obsługę i obniżając koszty. Dodatkowo, zwiększa to transparentność działań, ułatwia kontrolę i ewidencję. Okres epidemiczny pokazał, że rozwiązania cyfrowe mogą być skuteczne, szybkie i bezpieczne, co uzasadnia trwałe wdrożenie takich metod. Zmiana ta wpisuje się też w długoterminową strategię rozwoju usług cyfrowych Państwa, co jest kluczowe dla konkurencyjności gospodarki i poprawy jakości obsługi obywateli.

Obecny system wysyłania wezwań wymaga od pracodawców ręcznego śledzenia i archiwizowania tradycyjnych dokumentów, co jest czasochłonne i obarczone ryzykiem pomyłek. Przykład: firma zatrudniająca kilkuset pracowników musi przechowywać setki papierowych wezwań, dzwonić do pracowników, potwierdzać odbiór i odnotowywać to w systemach. Opóźnienia lub błędy w tym procesie mogą skutkować brakiem terminowego zawarcia umów o zarządzanie PPK, co naraża firmę na sankcje finansowe i utrudnia jej obowiązki administracyjne. Dodatkowo, w przypadku dużej liczby podmiotów, obsługa papierowa generuje ogromne koszty drukowania, wysyłki i archiwizacji, a także wymaga osobistych wizyt czy telefonów w celu potwierdzenia doręczenia. Takie rozwiązanie jest nieefektywne i nieskalowalne w dobie cyfryzacji, co utrudnia szybkie reagowanie i egzekwowanie obowiązków ustawowych.

Proponowane zmiany mają na celu uregulowanie na stałe instytucji elektronicznych wezwań w procesie zawierania umów o zarządzanie PPK. W tym celu planuje się usunięcie wymogów formalnych związanych z doręczeniem papierowym, takich jak potwierdzenia odbioru czy list polecony. Zamiast tego, wezwania będą kierowane wyłącznie drogą elektroniczną na platformie ZUS, z zastosowaniem podpisu elektronicznego zapewniającego autentyczność i integralność dokumentu. Dodatkowo, w przypadku nieodebrania wezwania, zostanie wyznaczony termin 14 dni na automatyczne uznanie wezwania za skuteczne. Koszty obsługi tych działań będą pokrywane przez PFR, co zapewni finansową wydolność systemu. Zmiany te przyczynią się do ograniczenia biurokracji, usprawnienia wymiany informacji, a także przyspieszenia procesu zawierania umów i egzekwowania obowiązków. Długofalowo, rozwiązanie to zwiększy efektywność administracji, poprawi poziom usług i bezpieczeństwo obrotu. Wdrożenie tego systemu jest też zgodne z długoterminową strategią digitalizacji Państwa i rozwoju usług publicznych, co pozytywnie wpłynie na konkurencyjność gospodarki, a beneficjentami będą zarówno firmy, pracownicy, jak i administracja publiczna.