Mniej archiwów, więcej miejsca – krótszy okres przechowywania dokumentów

Firmy muszą dziś trzymać dokumentację pracowniczą aż 10 lat. To ogromne koszty i sterty papieru. Proponujemy skrócenie tego okresu do 5 lat – tak jak w wielu krajach UE. Mniej biurokracji, więcej przestrzeni.

Pracodawcy muszą przechowywać dokumentację pracowniczą nawet przez 50 lat – zależnie od okresu zatrudnienia. Od 2019 r. obowiązuje 10-letni okres, ale tylko dla nowych umów. W przypadku lat 1999–2018 okres można skrócić tylko po złożeniu odpowiednich dokumentów do ZUS. Przepisy są niespójne i generują nadmiarowe obowiązki, zwłaszcza w dużych firmach.

Obowiązujące regulacje są niespójne i nieproporcjonalne – zobowiązują pracodawców do długoletniego przechowywania dokumentów, których znaczenie wygasa już po kilku latach. To niezgodne z RODO, kosztowne i nieefektywne. Brak przepisów przejściowych utrudnia życie firmom, które zatrudniały pracowników w różnych okresach.

Wyobraźmy sobie dużą firmę, w której pracuje kilkuset pracowników. Każdy z nich generuje dokumenty związane z zatrudnieniem, takie jak wnioski urlopowe, ewidencja czasu pracy, zaświadczenia o szkoleniach BHP. Zgodnie z obecnymi przepisami, firma musi przechowywać wszystkie te dokumenty przez 10 lat po zakończeniu zatrudnienia pracownika. W efekcie, z każdym rokiem rośnie archiwum firmy, zajmując coraz więcej miejsca i generując koszty. To tak, jakby w każdym domu, oprócz ważnych dokumentów, gromadzić wszystkie paragony z zakupów spożywczych sprzed lat, mimo że nie są już potrzebne.

Obecne przepisy o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej nakładają na pracodawców obowiązek przechowywania zarówno akt osobowych, jak i pozostałej dokumentacji przez 10 lat, co generuje koszty i problemy logistyczne, a także może naruszać zasady RODO.