Mniej biurokracji przy upoważnieniach do przetwarzania danych osobowych

Projekt ma na celu zniesienie nadmiernie rygorystycznego wymogu zachowania formy pisemnej (papierowej) dla upoważnień do przetwarzania danych osobowych, który obowiązuje w niektórych polskich ustawach. Zmiana ta ma dostosowywać polskie prawo do standardów RODO, które nie narzucają tak sztywnej formy, i ułatwiać firmom oraz instytucjom funkcjonowanie w środowisku cyfrowym, redukując zbędne formalności bez szkody dla bezpieczeństwa danych.

Obecnie, zgodnie z przepisami polskich ustaw, udzielenie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w niektórych przypadkach musi mieć formę pisemną, czyli być sporządzone na papierze, opatrzone własnoręcznym podpisem lub w formie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Ta wymagana formuła jest wyraźnie wskazana m.in. w Kodeksie pracy, Ustawie o badaniach klinicznych oraz Ustawie o ochronie sygnalistów. W praktyce oznacza to konieczność wysłania papierowego dokumentu, jego przechowywania i archiwizacji, co generuje wysokie koszty i opóźnienia. Firmy, szczególnie te działające międzynarodowo lub w rozproszonych strukturach, doświadczają znacznych trudności związanych z gromadzeniem i wymianą takich dokumentów. Wymóg papierowego formatu komplikuje i wydłuża proces, tworzy bariery dla cyfrowej współpracy i zwiększa obciążenie administracyjne. W sytuacji braku powszechnego dostępu do kwalifikowanego podpisu, konieczne jest niezrealizowanie szybkiego i bezpiecznego przekazywania upoważnień, co często opóźnia kluczowe działania i decyzje biznesowe. Z tego powodu konieczna jest zmiana regulacji, aby dostosować ją do nowoczesnych technologii i realiów funkcjonowania firm.

Wymóg zachowania formy pisemnej przy udzielaniu upoważnień do przetwarzania danych osobowych w polskich ustawach jest nieadekwatny wobec aktualnych realiów i wymagań RODO. Powoduje to obciążenia biurokratyczne, opóźnienia w procedurach oraz większe koszty dla przedsiębiorców. Międzynarodowe praktyki i europejskie regulacje nie nakładają takiego obowiązku, co wskazuje na jego nadmiarowość i nieadekwatność w dobie cyfryzacji. Obecne przepisy utrudniają szybki dostęp do danych, szczególnie w przypadku międzynarodowych badań klinicznych czy działalności na wielu rynkach. Opóźnienia w przekazywaniu upoważnień mogą kosztować setki tysięcy złotych dziennie, a także obniżać konkurencyjność firm. Podnoszenie wymagań formalnych w świecie coraz bardziej cyfrowym, przy zachowaniu wysokiego poziomu bezpieczeństwa, mija się z praktyką. Doświadczenia innych krajów pokazują, że elastyczne podejście do formy upoważnień nie obniża poziomu ochrony danych – przeciwnie, zwiększa jego skuteczność dzięki lepszej efektywności i dopasowaniu procedur. Dlatego polskie regulacje powinny zostać dostosowane do zmieniających się realiów rynkowych i rozwoju technologii.

Przykładem jest sytuacja zagranicznej spółki-matki nadzorującej badania kliniczne prowadzone w Polsce. Aby główny badacz mógł uzyskać dostęp do danych, wymagane jest jego pisemne upoważnienie przesyłane pocztą z zagranicy. Taki proces trwa kilka dni i powoduje opóźnienie rozpoczęcia badań, które może sięgnąć nawet 1–2 tygodni. W efekcie wydłuża się czas podania leków oraz realizacji programu badawczego. Podobne sytuacje dotyczą spółek kapitałowych, które z konieczności generują, wysyłają i archiwizują papierowe dokumenty. Opóźnienia te są szczególnie dotkliwe w międzynarodowych badaniach, gdzie korespondencja musi przejść przez granice i systemy pocztowe. W efekcie, skrócenie lub zniesienie wymagań odnośnie do formy upoważnienia wpłynęłoby na skrócenie czasu reakcji i obniżenie kosztów operacyjnych.

Proponowana zmiana polega na zniesieniu obowiązku zachowania formy pisemnej przy udzielaniu upoważnień do przetwarzania danych osobowych. W miejsce tego wprowadzi się możliwość korzystania z innych form, np. elektronicznych, które zapewniają identyfikację osoby uprawnionej i bezpieczeństwo. W praktyce oznacza to, że upoważnienia mogą być udzielane za pomocą maili, systemów informatycznych czy powszechnie dostępnych narzędzi cyfrowych. Zmiana ta odzwierciedla postęp technologiczny i dostosowuje polskie przepisy do wymagań RODO, eliminując nadmiarowe i niepotrzebne obciążenia biurokratyczne. Efektem będzie skrócenie czasu realizacji upoważnień, obniżenie kosztów i poprawa efektywności procesów administracyjnych we wszystkich sektorach gospodarki i administracji publicznej. Zwiększy się także bezpieczeństwo i przejrzystość w zarządzaniu dostępem do danych osobowych, co przyczyni się do lepszego funkcjonowania przedsiębiorstw i instytucji publicznych.