Mniej biurokracji przy zasiłku opiekuńczym dzięki automatyzacji ZUS

Elektroniczne zwolnienie lekarskie (e-ZLA) z tytułu opieki nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny będzie wystarczające do wypłaty zasiłku. Zlikwidowany zostanie obowiązek dodatkowego wypełniania papierowych formularzy Z-15A/Z-15B, gdyż ZUS pobierze dane automatycznie.

Obecnie obowiązuje konieczność ręcznego wpisywania danych w formularzach Z-15A i Z-15B, mimo że informacje te są już dostępne w systemie ZUS. Formularze te są składane każdorazowo przy wniosku o zasiłek opiekuńczy, co wiąże się z duplikacją danych i poświęceniem czasu przez pracowników i pracodawców. Obowiązek ten powoduje zarówno opóźnienia, jak i zwiększone ryzyko błędów w dokumentacji. Dane obejmują szczegółowe informacje osobowe, dane z dokumentów tożsamości, szczegóły o dziecku oraz okresy, na które ubiegają się o świadczenia. Aktualny system gwarantuje legalne podstawy pobierania danych, ale powoduje niepotrzebne przepisywanie powtarzalnych informacji, co jest nieefektywne i niekorzystne dla użytkowników. W sytuacji dużej liczby wniosków z formularzy, przepływ pracy staje się obciążający dla pracowników ZUS i paraliżuje część procesów obsługi. Wymaga to także od pracodawców wielokrotnego przygotowywania tych samych danych, co może skutkować pomyłkami i opóźnieniami. Dodatkowo, konieczność ręcznego wypełniania jest uciążliwa, w kontekście cyfryzacji i automatyzacji usług publicznych.

Należy zmienić obecne przepisy, ponieważ powielanie danych jest nieefektywne i generuje zbędne obciążenie administracyjne. Automatyzacja i integracja danych w systemie ZUS pozwoli na znaczne usprawnienie procedur. Projekty zagraniczne, np. w krajach UE, pokazują, że wprowadzenie elektronicznych rozwiązań eliminuje potrzebę ręcznego wpisywania danych, co obniża błędy i przyspiesza rozpatrywanie wniosków. Statystyki pokazują, że ręczne wypełnianie formularzy zajmuje od kilku do kilkunastu minut na wniosek, co sumarycznie przekłada się na tysiące godzin rocznie traconych przez urzędników. Digitalizacja procesów związanych z zasiłkami opiekuńczymi zmniejszy biurokrację, poprawi jakość obsługi i przyczyni się do bardziej przejrzystych i skoordynowanych działań. W dłuższej perspektywie zwiększy się efektywność pracy ZUS oraz poprawi się satysfakcja osób korzystających z usług. Ujednolicenie i automatyzacja przepływu danych pozwolą również na lepszą kontrolę i wykrywanie ewentualnych nadużyć.

Obecnie matka, która składa wniosek o zasiłek opiekuńczy dla chorego dziecka, musi ręcznie wprowadzić te same dane osobowe i szczegóły dot. dziecka, które są już w systemie ZUS. Powoduje to, że musi poświęcić czas na wypełnienie dokumentów, co jest szczególnie uciążliwe w sytuacji, gdy jest to konieczne kilka razy w roku. Często zdarza się, że w wyniku ręcznego wpisywania pojawiają się błędy, które opóźniają wypłatę świadczenia lub prowadzą do konieczności korekt. Pracodawca musi również wielokrotnie ręcznie wpisywać te same dane, co zwiększa ryzyko pomyłek i wydłuża cały proces obsługi wniosku. W przypadku dużej liczby takich wniosków okres oczekiwania na zasiłek może się znacznie wydłużyć, co negatywnie wpływa na sytuację rodziców i opiekunów oraz na zaufanie do systemu społecznego.

Proponowana zmiana polega na umożliwieniu automatycznego pobierania danych z systemu ZUS do formularzy Z-15A i Z-15B, eliminując konieczność ich ręcznego wpisywania. Wdrożenie tej zmiany ograniczy powielanie tych samych danych, redukując obciążenie pracowników i pracodawców. Podejście to jest zgodne z trendem cyfrowej transformacji administracji publicznej i ma potencjał na poprawę jakości obsługi klientów. Generuje to oszczędności czasu i zasobów, które mogą być lepiej wykorzystane na inne zadania. Ponadto, poprawi to jakość danych i zmniejszy ryzyko popełnienia błędów. Zmiana powinna zostać wprowadzona poprzez odpowiednie przepisy w art. 63 ustawy z 25 czerwca 1999 r., ewentualnie poprzez wewnętrzne regulacje ZUS, przy zachowaniu pełnej zgodności z prawem. Efektem końcowym będzie bardziej efektywny, transparentny i przyjazny system świadczeń społecznych, lepiej dostosowany do cyfrowego otoczenia. Realizacja tego projektu przyczyni się do skrócenia czasu obsługi wniosków, poprawy satysfakcji obywateli i oszczędności budżetowych. Zlikwidowanie konieczności przepisywania danych wpłynie na redukcję formalności, usprawni przepływ informacji oraz zwiększy zaufanie społeczne do systemu ubezpieczeń społecznych.