Niższe koszty i mniej biurokracji dzięki skróceniu okresu przechowywania dokumentacji medycznej

Placówki medyczne ograniczą wydatki na archiwizację, a personel medyczny zyska prostszy dostęp do aktualnych danych pacjentów. Skrócenie obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacji medycznej z 20 do 10 lat pozwoli zmniejszyć koszty finansowe i organizacyjne, zwłaszcza w mniejszych ośrodkach zdrowia. W dobie cyfrowej dokumentacji długie okresy retencji są zbędne i obciążają zarówno infrastrukturę, jak i zasoby kadrowe, co niepotrzebnie komplikuje zarządzanie informacjami zdrowotnymi.

Zgodnie z obecnym stanem prawnym, dokumentacja medyczna pacjentów musi być przechowywana przez okres co najmniej 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym to roku miał miejsce ostatni wpis w tej dokumentacji. .

Tak długi obowiązek przechowywania generuje znaczne koszty – zarówno finansowe (archiwizacja fizyczna i cyfrowa), jak i organizacyjne (konieczność utrzymywania infrastruktury, zarządzania nośnikami, bezpieczeństwo danych). Problem ten dotyczy zwłaszcza mniejszych placówek medycznych, które mają ograniczone możliwości lokalowe i technologiczne. W dobie powszechnej cyfryzacji systemu ochrony zdrowia (P1, mojeIKP, EDM), utrzymywanie 20-letniego okresu wydaje się nieadekwatne do rzeczywistych potrzeb i możliwości systemu.

Mała przychodnia rodzinna w mniejszym mieście musi przechowywać papierową dokumentację pacjentów przez 20 lat. Brakuje jej miejsca i zasobów na jej archiwizację, mimo że większość dokumentacji jest już dostępna w systemie EDM i rzadko wykorzystywana po upływie 10 lat.

Obowiązek przechowywania dokumentacji medycznej zostanie skrócony z 20 do 10 lat w przypadkach niewymagających dłuższej archiwizacji. Pozwoli to na realne oszczędności i uproszczenie pracy placówek zdrowia, przy utrzymaniu bezpieczeństwa i dostępności danych w systemach cyfrowych.