Prostsza zgoda na e-mailowe zawiadomienia o zgromadzeniach wspólników w spółkach z o.o.

Propozycja dotyczy zmiany Kodeksu spółek handlowych, aby zgoda wspólnika spółki z o.o. na otrzymywanie zawiadomień o zgromadzeniach drogą elektroniczną nie musiała być wyrażana w formie pisemnej. Wystarczająca ma być prostsza forma dokumentowa (np. zwykły e-mail). Ma to na celu ograniczanie zbędnej biurokracji, przyspieszanie komunikacji w spółkach i dostosowywanie przepisów do realiów cyfrowego obrotu gospodarczego.

Obecnie zgoda wspólnika na doręczanie zawiadomień o zwołaniu zgromadzenia musi być wyrażona w formie pisemnej, co oznacza konieczność podpisu odręcznego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Utrudnia to szybkie i elastyczne zwoływanie zgromadzeń, szczególnie dla wspólników mieszkających za granicą lub działających zdalnie. Przepisy wprowadzają ograniczenia formalne, które mogą opóźniać proces podejmowania kluczowych decyzji i powodować błędy formalne. Z powodu tego wymagania, wiele firm i inwestorów rezygnuje z korzystania z elektronicznych metod kontaktu, co jest nieefektywne. Obecna praktyka wymaga od wspólników drukowania, podpisywania i wysyłania dokumentów tradycyjnie, co zwiększa koszty i czas oczekiwania. To podejście jest także nieprzystosowane do szybko zmieniających się standardów komunikacji w gospodarce cyfrowej. W efekcie, proces zwoływania zgromadzeń jest mniej efektywny, a firmy tracą na elastyczności i konkurencyjności.

Wymóg pisemnej zgody jest nieadekwatny do współczesnych realiów cyfrowej gospodarki, gdzie komunikacja elektroniczna jest codziennością. Formalności związane z podpisem odręcznym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym stanowią barierę dla wielu przedsiębiorców, szczególnie w start-upach i w działalności międzynarodowej. Inne jurysdykcje, takie jak stan Delaware w USA czy Australia, już wprowadziły elektroniczną komunikację oraz możliwość wyrażania zgody w formie dokumentu elektronicznego, co zwiększyło konkurencyjność i efektywność działania firm. Dane pokazują, że zbyt duży formalizm ogranicza szybkość reakcji i operacyjne możliwości spółek, a w dynamicznych branżach jest to poważną przeszkodą. Zmiany prawne pozwolą na bardziej elastyczne i nowoczesne rozwiązania, co wpłynie korzystnie na ułatwienie działalności oraz przyciągnięcie zagranicznych inwestorów. Uproszczenia w procesie zwoływania zgromadzeń zwiększą efektywność działania spółek, zmniejszą obciążenia biurokratyczne i poprawią konkurencyjność polskiego rynku kapitałowego.

Przykład dotyczy start-upu z zagranicznym wspólnikiem, który chce otrzymywać powiadomienia e-mailem. Obecnie musi on przesłać fizycznie podpisany dokument pocztą, co opóźnia decyzje i komplikuje proces. Dzięki proponowanej zmianie wspólnik z zagranicy mógłby wyrazić zgodę e-mailem, co znacznie przyspieszyłoby i uprościło całą procedurę, umożliwiając szybsze podejmowanie decyzji i elastyczne funkcjonowanie spółki.

Proponowana zmiana zakłada zastąpienie wymogu pisemnej zgody wspólnika w art. 238 § 1 KSH na wyrażenie zgody w formie dokumentowej. To rozwiązanie pozwoli na korzystanie z elektronicznych środków komunikacji, takich jak e-mail, co będzie szybkie, elastyczne i zgodne z nowoczesnymi standardami. Ułatwi to zwoływanie zgromadzeń wspólników oraz podejmowanie decyzji, ograniczy formalności i ryzyko błędów. Innymi słowy, zmiana ta uczyni system bardziej przyjaznym, cyfrowym i konkurencyjnym, jednocześnie zapewniając pełne bezpieczeństwo i identyfikację osób wyrażających zgodę. Będzie to korzystne zarówno dla mikro- i małych firm, jak i dużych spółek, a także wspieranie rozwoju innowacyjnych przedsięwzięć. Podobne rozwiązania funkcjonują już w wielu krajach, co pokazuje ich skuteczność i adaptację do praktyki gospodarczej. Efektem będzie zredukowanie biurokracji oraz zwiększenie efektywności zarządzania spółkami w Polsce.