- Ustawa
- Administracja publiczna
- 30.04.2025
Przedsiębiorcy szybciej zweryfikują dokumenty dzięki cyfrowej bazie
Źródło propozycji: sprawdzamy.com
Opis
Firmy oszczędzą czas i unikną błędów dzięki możliwości natychmiastowej cyfrowej weryfikacji dokumentów, takich jak dyplomy czy prawa jazdy. Obecne procedury weryfikacyjne są czasochłonne i ryzykowne. Stworzenie jednej cyfrowej bazy pozwoli na szybkie sprawdzenie ważności dokumentów, zachowując bezpieczeństwo danych.
Jak jest teraz?
Przedsiębiorcy muszą zbierać dokumenty od pracowników i przechowywać je w formie papierowej lub elektronicznej. Weryfikacja ich autentyczności jest czasochłonna, kosztowna i wymaga osobistego kontaktu z odpowiednimi instytucjami.
Dlaczego trzeba to zmienić?
Zmiana jest potrzebna, ponieważ obecny proces jest nieefektywny, generuje zbędną biurokrację i obciążenia administracyjne. Umożliwienie dostępu do scentralizowanej bazy danych przyspieszy proces weryfikacji i zredukuje ryzyko błędów.
Przykład
Firma zatrudnia nowego pracownika i musi zweryfikować jego dyplom ukończenia studiów. Obecnie musi prosić o kopię dyplomu i samodzielnie sprawdzać jego autentyczność. Zintegrowana baza danych umożliwiłaby natychmiastowe sprawdzenie, czy dyplom jest autentyczny, bez konieczności zbierania papierowych dokumentów.
Jakie będą korzyści?
- Szybsza weryfikacja dokumentów, zmniejszenie biurokracji, mniejsze ryzyko błędów, oszczędność czasu i kosztów, poprawa bezpieczeństwa danych.
Podsumowanie
Scentralizowana baza danych umożliwiająca szybki i bezpieczny dostęp do weryfikacji dokumentów zredukuje biurokrację, usprawni procesy i zwiększy efektywność przedsiębiorstw, jednocześnie obniżając koszty i ryzyko błędów.
Akty prawne wymagające zmiany
- Ustawa o przedsiębiorcach
Komentarze związków zawodowych
N. Kusiak: Wdrożenie centralnego rejestru danych osobowych wiąże się z dużymi kosztami początkowymi, obejmującymi budowę infrastruktury informatycznej oraz zatrudnienie wykwalifikowanych specjalistów IT, którzy będą odpowiedzialni za utrzymanie i rozwój systemu, monitorowanie jego bezpieczeństwa oraz reagowanie na potencjalne problemy techniczne. Jednak, jednym z głównych wyzwań będzie zatrudnienie specjalistów, którzy będą zainteresowani pracą w administracji publicznej. Pomimo potrzeby zwiększenia zatrudnienia w tym obszarze, sektor publiczny wciąż boryka się z poważnymi problemami związanymi z niedoborem wysoko wykwalifikowanych pracowników, szczególnie w dziedzinach technologicznych. Pracownicy ci są nie tylko trudno dostępni, ale nisko opłacani w porównaniu do pracowników sektora prywatnego. Zdaniem OPZZ, jeśli system cyfrowej weryfikacji dokumentów ma działać sprawnie konieczne jest zwiększenia wydatków na wynagrodzenia oraz poprawę warunków pracy w administracji publicznej. Bez odpowiednich nakładów finansowych na zatrudnienie i motywowanie specjalistów, realizacja projektu może okazać się niemożliwa lub nieefektywna.
A. Jagodzińska: Aktualnie nie ma żadnych centralnych rejestrów (baz danych) które zawierałyby dane o wzmiankowanych dokumentach. O ile, można sobie wyobrazić taką bazę jeśli chodzi o dokumenty wydawane przez urzędy państwowe i samorządowe (prawo jazdy, dowód osobisty – odpowiednio gmina, starostwo powiatowe), o tyle centralna baza dyplomów ukończenia studiów wymagałaby stworzenia całkiem nowej bazy danych i utworzenia instytucji która by się taką bazą danych zajmowała. Przedmiotowa propozycja zapewne ułatwiłaby weryfikację dokumentów przedsiębiorcom (pracodawcom), ale jednocześnie byłaby ona związana z powstaniem kolejnych zadań po stronie administracji publicznej, defacto zwiększając koszty funkcjonowania państwa (samorządów), które i tak są bardzo wysokie. Propozycje te musiałyby się wiązać z zatrudnieniem pracowników w administracji publicznej, którzy prowadziliby właściwe bazy danych.