Szkolenia BHP online – bez drukowania potwierdzeń

Źródło propozycji: sprawdzamy.com

Opis

Dziś każde szkolenie BHP trzeba potwierdzać papierowym podpisem. To anachronizm. Proponujemy wprowadzenie elektronicznych potwierdzeń – oszczędność czasu, papieru i łatwiejszy obieg dokumentów w firmie.

Jak jest teraz?

Potwierdzenie odbycia szkolenia BHP wymagane jest „na piśmie” w karcie szkolenia wstępnego. Jest to kosztochłonne (w przypadku podpisów kwalifikowanych) i czasochłonne działanie, które generuje papierową dokumentację (w przypadku podpisów odręcznych) oraz wymagające organizacyjnie w przypadku różnych form pracy, takich jak praca zdalna czy hybrydowa.

Dlaczego trzeba to zmienić?

Obecne przepisy są niedostosowane do zmieniającego się środowiska pracy, utrudniają efektywny onboarding nowych pracowników. Wymóg pisemnego potwierdzenia jest przestarzały i nieefektywny w dobie cyfryzacji.

Przykład

Pracownik zatrudniony w firmie XXX musi przejść szkolenie BHP. Po zakończeniu szkolenia pracownik potwierdza przeszkolenie „na piśmie”. Biorąc pod uwagę przepisy, orzecznictwo oraz charakter przywołanego przepisu, najwłaściwiej jest uznać, że w sformułowaniu „na piśmie” chodzi o formę pisemną (czyli papierową wersję dokumentu lub elektroniczną z podpisem kwalifikowanym). Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracownik musi podpisać odręcznie kartę szkolenia, a karta szkolenia dostarczana jest do działu kadr. Alternatywnie, może podpisać dokument elektronicznie, ale musiałby to zrobić przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, co jest bardziej skomplikowane i wymaga dodatkowych narzędzi.

Jakie będą korzyści?

Cyfryzacja dokumentacji
Dostosowanie do współczesnych realiów
Oszczędności czasowe i kosztowe oraz organizacyjne

Komentarze związków zawodowych

Propozycja budzi wątpliwości i nie powinna być rozpatrywana w oderwaniu od całościowego podejścia do dokumentacji bhp, jak wskazana w pakiecie. Dokumentacja BHP w kontekście cyfryzacji wymaga bardziej pogłębionego i systemowego podejścia, obejmującego analizę możliwości wdrożenia oraz określenia, jakie rodzaje dokumentacji mogą funkcjonować w formie elektronicznej, papierowej, mieszanej. Można się zgodzić, że to rozwiązanie można byłoby stosować w firmach stosujących pracę zdalną lub hybrydową, zwłaszcza w przypadku stanowisk administracyjno – biurowych, ale nie powinna być to zasada powszechna wobec wszystkich rodzajów szkoleń bhp. Przykładowo nie można na równi traktować szkoleń bhp w przypadku stanowisk robotniczych, gdzie wymagane jest przeprowadzenie jest często bardzo dokładnego instruktażu stanowiskowego (trwającego nieraz kilka dni), będącego elementem szkolenia wstępnego. Podpis odręczny pracownika jest jedyną możliwością potwierdzenia, że konkretny pracownik zapoznał się z warunkami pracy na danym stanowisku, co wpływa na prewencję wypadkową. Warto wspomnieć o szeregu nadużyć, jakie mogą być stosowane z tytułu wyłącznie elektronicznego potwierdzania szkoleń BHP zamiast papierowej dokumentacji. Dodatkowo, podpis elektroniczny jest raczej wyjątkiem niż regułą wśród pracowników.

Zgoda

Podsumowanie

Zmiany w zakresie szkoleń BHP to krok w stronę nowoczesności i efektywności. Cyfryzacja dokumentacji przyczyni się do usprawnienia procesów kadrowych. Po zmianie przepisów pracownik mógłby potwierdzić fakt odbycia szkolenia w formie dokumentowej, np. poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola w systemie online bądź podpisanie dokumentu za pomocą zwykłego podpisu elektronicznego.

Akty prawne wymagające zmiany

Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy