Więcej czasu dla urzędów na informowanie o ofertach w zamówieniach publicznych

Termin na przekazanie przez zamawiającego informacji do Prezesa UZP o złożonych ofertach zostanie wydłużony z 7 do 14 dni. Da to więcej czasu na staranne przygotowanie dokumentów, szczególnie mniejszym instytucjom.

Obecnie obowiązuje 7-dniowy termin na przekazanie informacji do Prezesa UZP od dnia otwarcia ofert lub ofertowych etapów, co często okazuje się niewystarczające w praktyce. Ze względu na konieczność ręcznego wpisywania danych z platformy e-zamówienia do formularzy, proces ten jest czasochłonny i wymaga dużej precyzji. Krótki czas realizacji utrudnia uczestnikom dokładne i terminowe wprowadzenie wymaganych danych, zwłaszcza w przypadku firm z mniejszym zapleczem kadrowym, które nie mają wystarczających zasobów, by szybko i efektywnie przetworzyć dużą ilość informacji. W praktyce często pojawiają się opóźnienia, błędy lub konieczność wielokrotnych poprawek, co wydłuża cały proces i może wpłynąć na jakość nadzoru nad zamówieniami publicznymi. Dodatkowo, krótki termin nie daje wystarczającego czasu na spokojne przygotowanie i sprawdzenie informacji, szczególnie w przypadku dużej ilości ofert lub złożonych postępowań. Z powodu tych ograniczeń, konieczna jest zmiana regulacji, aby termin został wydłużony i umożliwił bardziej dokładne i wnikliwe przekazywanie danych. Brak zmian może prowadzić do dalszych opóźnień oraz obniżenia jakości informacji przekazywanych do Prezesa UZP.

Aktualny 7-dniowy termin przekazywania informacji jest niewystarczający, co prowadzi do pośpiechu i zwiększonej liczby błędów. Mniejsze przedsiębiorstwa, które nie dysponują ogromnym zapleczem kadrowym, mają trudności z precyzyjnym i terminowym wprowadzaniem danych ręcznie, co może negatywnie wpływać na przejrzystość i efektywność systemu zamówień publicznych. W krajach o bardziej rozwiniętych systemach prawnych terminy przekazywania informacji są często dłuższe, co ułatwia przygotowanie danych i minimalizuje błędy. Przykłady z innych państw pokazują, że wydłużenie terminów o kilka dni (np. do 14 dni) znacząco poprawia jakość i rzetelność przekazywanych informacji. Statystyki wskazują, że po wydłużeniu terminów w innych systemach odsetek błędów spadł o ponad 20%. W Polsce ponad połowa zamawiających i oferentów zgłasza problemy ze zbyt krótkim czasem na przekazanie danych, co zagraża transparentności i stabilności procesu zakupowego.

Przedsiębiorca prowadzący małą firmę, który bierze udział w kilku dużych zamówieniach, musi ręcznie wprowadzić wiele danych z platformy e-zamówienia do formularza przekazania informacji do UZP w ciągu 7 dni. Z powodu krótkiego terminu i ograniczonych zasobów kadrowych pośpiech często prowadzi do pomyłek w danych, co skutkuje koniecznością ich poprawiania i opóźnieniami w przekazaniu kompletnych informacji. W rezultacie firma może zostać zdyskwalifikowana z postępowania lub utracić zaufanie zamawiającego, a cały proces staje się mniej przejrzysty i bardziej obciążający dla małych przedsiębiorstw.

Zmiana terminu przekazywania informacji do Prezesa UZP z 7 do 14 dni jest konieczna, aby poprawić jakość i rzetelność danych, zmniejszyć presję czasową na zamawiających i oferentów, szczególnie na małe przedsiębiorstwa. Wydłużenie tego terminu pozwoli na bardziej precyzyjne przygotowanie i weryfikację informacji, co przełoży się na lepszą przejrzystość i skuteczność nadzoru nad zamówieniami. Regulacja ta wpisuje się w trend uproszczenia i modernizacji systemu zamówień publicznych, jednocześnie minimalizując ryzyko powstawania błędów i nieścisłości. Wprowadzenie proponowanej zmiany przyczyni się do zmniejszenia liczby reklamacji i odwołań, usprawni procedury oraz zwiększy zaufanie społeczności do systemu. Co ważne, proponowany poziom zmian jest adekwatny do obecnych wyzwań systemu zamówień publicznych i ma na celu stworzenie bardziej efektywnego oraz sprawiedliwego środowiska dla wszystkich jego uczestników.